Zoeken in site

Privacybeleid

Persoonlijksgegevens overgedragen van de Europese Economische Ruimte ("EER") naar de Verenigde Staten van Amerika ("VS")

1. Inleiding
Alent plc (“Alent”) respecteert de privacy van haar klanten, bedrijfspartners en werknemers en herkent de noodzaak voor toepasselijke bescherming en beheer van verstrekte persoonsgegevens. Alent heeft namens zichzelf en zijn aangesloten maatschappijen, inclusief eenheden gevestigd in de VS, besloten vrijwillig deel te nemen aan de Safe Harbor-principes die beschikbaar zijn voor Amerikaanse organisaties krachtens de richtlijn gegevensbescherming van de Europese Commissie. Mochten de Safe Harbor-principes en dit Privacybeleid ("Beleid") strijdig zijn, dan gelden de Safe Harbor-principes. Dit Beleid is een samenvatting van de algemene praktijken voor het implementeren van de eisen van Safe Harbor in verband met persoonsgegevens die van de EER naar de VS zijn overgedragen, inclusief de soorten verzamelde en overgedragen gegevens, het gebruik ervan, en de keuzes die personen in de EER hebben met betrekking tot het gebruik van en hun mogelijkheid tot het corrigeren van deze gegevens.

2. Bereik
Dit Privacybeleid geldt voor alle bedrijven, divisies en dochterbedrijven van Alent US voor zover persoonsgegevens van de EER worden ontvangen in ongeacht welk formaat, inclusief elektronisch, papier of mondelinge overdracht. Dit beleid geldt tevens voor Agenten (hieronder gedefinieerd) die namens Alent EER-persoonsgegevens behandelen en verwerken.

3. Definities
Voor de toepassing van dit Beleid gelden de volgende definities: “Agent” betekent een derde partij die door Alent verstrekte persoonsgegevens verzamelt en/of gebruikt om taken uit te voeren namens en in opdracht van Alent. "Persoonsgegevens" betekent enige gegevens met betrekking tot een geïdentificeerde of identificeerbare persoon; een identificeerbare persoon is een persoon die direct of indirect kan worden geïdentificeerd, in het bijzonder met referte aan een identificatienummer of aan een of meer factoren specifiek voor zijn/haar fysieke, fysiologische, geestelijke, economische, culturele of sociale identiteit. Persoonsgegevens omvatten geen gegevens die anoniem en/of statistisch zijn. "Gevoelige persoonsgegevens" betekent persoonsgegevens die ras, etnische oorsprong, politieke overtuigingen, religieuze of filosofische overtuigingen, vakbondslidmaatschap bekendmaakt, of die de gezondheid of seksuele geaardheid betreffen.

4. Verwerking van EER-persoonsgegevens
Alent kan van tijd tot tijd bepaalde EER-persoonsgegevens over klanten, bedrijfspartners, werknemers en sollicitanten, inclusief gegevens opgenomen op diverse media evenals elektronische gegevens verwerken.

Alent gebruikt persoonsgegevens over bedrijfspartners en klanten om klanten en bedrijfspartners informatie en diensten te verstrekken en om het personeel van Alent te helpen de behoeften en belangen van deze bedrijfspartners en/of klanten beter te begrijpen. Met name gebruikt Alent gegevens om klanten en bedrijfspartners te helpen een transactie of bestelling af te ronden, om communicatie te vergemakkelijken of om producten/diensten te leveren, te factureren voor gekochte producten/diensten en doorgaande service en ondersteuning te verlenen. Bij gelegenheid kan personeel van Alent persoonsgegevens gebruiken om contact met klanten en bedrijfspartners op te nemen voor het uitvoeren van onderzoek ten behoeve van marketing en kwaliteitsgarantie.

Bovendien kan Alent kan persoonsgegevens met haar dienstverleners en leveranciers delen met als enige doel en slechts voor zover noodzakelijk voor de ondersteuning van de zakelijke behoeften van de klant. Serviceverleners en leveranciers dienen van Alent ontvangen persoonsgegevens vertrouwelijk te behandelen en mogen deze niet gebruiken voor andere doelen dan die waarvoor zij bedoeld waren.

Alent verzamelt tevens persoonsgegevens betreffende zijn werknemers (Personeelsgegevens) in verband met de administratie van haar Personeelsprogramma's en functies en ter wille van de communicatie met haar werknemers. Deze programma's en functies kunnen o.a. bestaan uit compensatie- en secundaire arbeidsvoorwaardenregelingen, ontwikkelingsplanning voor en beoordeling van werknemers, functioneringsgesprekken, training, zakelijke reiskosten en vergoeding voor opleidingen, identificatiekaarten, toegang tot voorzieningen en computernetwerken van Alent, werknemersprofielen, interne personeelsgidsen, het bijwerken van personeelsbestanden en andere doelen met betrekking tot tewerkstelling. Alent verzamelt en gebruikt tevens persoonsgegevens ter beoordeling van kandidaten voor een dienstverband bij Alent.

Personeelsgegevens kunnen worden gedeeld met derdeverkopers met als enige doel de verkopers in staat te stellen service en/of steun aan Alent te verlenen met betrekking tot deze Personeelsprogramma's en -functies. Personeelsgegevens worden niet gedeeld met derden voor doelen die niet het dienstverband betreffen. Derden die persoonsgegevens ontvangen dienen dezelfde mate van privacybescherming toe te passen als opgenomen in dit Beleid.

5. Privacyprincipes

5.1. Kennisgeving
Wanneer Alent persoonsgegevens rechtstreeks van personen in de EER verzamelt, zal zij deze personen in kennis stellen over het doel waarvoor zij persoonsgegevens over hen verzamelt en gebruikt, de soort derden, indien geen Agent, waaraan Alent deze gegevens bekend maakt en de eventuele keuzes en middelen die Alent deze personen biedt voor het beperken van het gebruik en de bekendmaking van hun persoonsgegevens. Kennisgeving vindt plaats in duidelijke en heldere taal wanneer personen voor het eerst worden gevraagd om persoonsgegevens aan Alent te verstrekken of zo snel mogelijk daarna, en in elk geval voordat Alent de gegevens gebruikt voor een ander doel dan dat waarvoor zij oorspronkelijk werden verzameld.

5.2. Keuze
Alent biedt personen de gelegenheid om te kiezen (opt-out) of hun persoonsgegevens (a) bekend worden gemaakt aan een derde die geen agent is, of (b) worden gebruikt voor een ander doel dan waarvoor zij oorspronkelijk werden verzameld of nadien door de persoon werden goedgekeurd. Indien het gevoelige gegevens betreft, geeft Alent personen de gelegenheid om bevestigend en uitdrukkelijk goedkeuring (opt-in) te geven voor het bekend maken van de gegevens aan een derde die geen agent is of het gebruik van de gegevens voor een ander doel dan waarvoor zij oorspronkelijk werden verzameld of nadien goedgekeurd door de persoon. Alent voorziet personen van redelijke mechanismen om hun keuzes uit te oefenen.

5.3. Overdracht aan Agenten
Alent zal garanties van zijn Agenten verkrijgen dat zij persoonsgegevens in overeenstemming met dit Beleid zullen beschermen. Voorbeelden van toepasselijke garanties die door Agenten kunnen worden verstrekt zijn o.a.: een schriftelijk contract waarin de Agent verplicht wordt gesteld om ten minste hetzelfde beschermingsniveau als vereist door de relevante Safe Harbor-principes te handhaven, zich te onderwerpen aan EU-richtlijn 95/46 betreffende bescherming van de persoonsgegevens, Safe Harbor-certificatie door de Agent, of zich te onderwerpen aan een andere bepaling van toereikendheid van de Europese Commissie. Wanneer Alent kennis heeft dat een Agent de persoonsgegevens gebruikt of bekendmaakt op een wijze in strijd met dit Beleid, onderneemt Alent redelijke stappen om het gebruik of de bekendmaking te voorkomen of te stoppen.

5.4. Toegang
Op verzoek, geeft Alent personen redelijke toegang tot persoonsgegevens die zij over hen bewaart. Daarnaast zal Alent redelijke stappen ondernemen om personen toe te staan gegevens waarvan is gebleken dat zij onjuist of niet compleet zijn te corrigeren, wijzigen of wissen.

5.5. Beveiliging
Alent neemt redelijke voorzorgsmaatregelen om persoonsgegevens in haar bezit tegen verlies, misbruik en onbevoegde toegang, bekendmaking, wijziging en vernietiging te beschermen.

5.6. Integriteit van de gegevens
Alent gebruikt persoonsgegevens alleen op wijzen die verenigbaar zijn met de doelen waarvoor deze werden verzameld of nadien door de persoon werden goedgekeurd (zie 5.2). Alent zal redelijke stappen ondernemen om ervoor te zorgen dat persoonsgegevens relevant voor het bedoelde gebruik, accuraat, compleet en actueel zijn.

5.7. Uitvoering
Alent gebruikt zelfbeoordeling om te garanderen dat zij dit Privacybeleid naleeft. Alent controleert periodiek dat dit Beleid accuraat is, dat het de gegevens die zij wil behandelen omvat, opvallend wordt weergegeven, compleet wordt ingevoerd en overeenkomstig de Safe Harbor-principes is. Alent stimuleert belangstellenden om eventuele bezorgdheid bij haar aan de orde te stellen met gebruik van de onderstaande contactinformatie. Alent zal klachten en geschillen betreffende het gebruik en bekendmaking van persoonsgegevens in overeenstemming met de principes in dit Beleid onderzoeken en trachten op te lossen.

Indien Alent vaststelt dat een persoon die bij haar tewerk is gesteld dit Privacybeleid schendt dan is bedoelde persoon onderworpen aan een disciplinaire procedure.

6. Geschillenbeslechting
Eventuele vragen of zorgen over het gebruik of de bekendmaking van persoonsgegevens dienen te worden gericht aan The Group Legal Adviser and Compliance Officer for Safe Harbor op het onderstaande adres. Alent zal klachten en geschillen betreffende het gebruik en bekendmaking van persoonsgegevens in overeenstemming met de principes in dit Beleid onderzoeken en trachten op te lossen.

Met betrekking tot eventuele klachten in verband met dit Beleid die niet via het interne proces van Alent kunnen worden opgelost, heeft Alent afgesproken deel te nemen aan de procedure voor geschiloplossing van het Panel opgericht door het College Bescherming Persoonsgegevens van de EU om geschillen te beslechten krachtens de Safe Harbor-principes. In het geval dat Alent of genoemd college bepaalt dat Alent dit Beleid niet heeft nageleefd, zal Alent toepasselijke stappen ondernemen voor het verhelpen van eventuele nadelige effecten en de bevordering van naleving in de toekomst.

7. Gerichtheid op minderjarigen
Alent verzamelt niet willens en wetens identificeerbare gegevens van personen beneden de 13 jaar. Indien om enige reden Alent vaststelt dat een persoon met betrekking waartoe zij persoonsgegevens heeft verzameld beneden de 13 jaar is, zal Alent deze gegevens onmiddellijk wissen of vernietigen.

8. Contactgegevens
Vragen of opmerkingen betreffende dit Beleid kunnen als volgt per post of e-mail aan Alent worden gestuurd:
The Group Legal Adviser and Compliance Officer for Safe Harbor HBarrett-Hague@alent.com .

9. Wijzigingen in dit Beleid
Dit Beleid kan van tijd tot tijd worden gewijzigd in overeenstemming met de eisen van de Safe Harbor-principes. Er zal op toepasselijke wijze openbaar kennis worden gegeven aan genoemde wijzigingen.

Dit Beleid bouwt voort op de principes vermeld in de Gedragscode van Alent en in het bijzonder op de inzet van het bedrijf voor een hoge mate van professionaliteit, gedrag en respect voor de waardigheid van personen.

Ingangsdatum: 19 december 2012